手帳：セパレートダイアリー　ウィークリー＆マンスリー
名前：エムエムさん

休むために「今ある仕事」に集中できる手帳の使い方

ライタープロフィール【エムエム】

一般企業で事務職として働いた後、名古屋の広告制作会社などでコピーライターを務めたほか、地元新聞系列の地域情報紙の記事制作に携わる。

結婚し40代に入ってフリーライターの道へ。現在は、東海地方のラジオ番組の仕事や、住宅関係の執筆を担当。生活者目線に立った分かりやすい記事づくりを心掛けている。

月次・週次・日次で段階的に予定を捉える

本来、「手帳は活動予定を書くもの」かと思いますが、私の場合は、最初に休む日を決めています。年間でざっくりと月2日の休日を設定して、その日に休めるようにスケジュールを立てています。

意識的に休みをとるようになったのは、フリーランスの働き方を見直し始めたことがきっかけでした。

フリーライターの仕事は締め切り厳守が最優先。40代に入ってフリーランスになった私は、開業当初、時間配分が分からないまま深夜まで際限なく作業を続けていました。その結果、仕事中ダラダラと考えてしまったり、成果にムラが出たほか、家事が疎かになるなど悪循環が生まれたのです。

時間管理を見直すために役立ったのが、予定がひと目で分かる「セパレートダイアリー・ウィークリー＆マンスリー」でした。

ちなみに、私が設定している休日は、女性の体のリズムとの兼ね合いもあり、基本的に新月と満月の月2回。

これまで使っていた月間ページだけの手帳によるスケジュール管理は、月全体の予定が見える分、時間の管理がルーズになりがちになり、休みを意識的にとるのが難しいと感じていました。この手帳では、月次、週次、日次と短いスパンで段階的にスケジュールを捉えることができ、休みに向けて細かく時間が管理できる点が気に入っています。

　

月初めの上段の月間ページには、休日に赤いシールを貼っています。下段にはガントチャートがくるようにしおりで紐づけして、月ごとの仕事の進捗を管理します。日々のタスクは上段のTODOページにまとめますが、大まかに「原稿作成」とだけ書いてしまうと、何から手を付けて良いか分からなくなる。

あるいは、注意力が散漫になったり、考え込んで時間だけが過ぎるなど、作業効率が落ちてしまう傾向がありました。

タスクを細かく分けて時間軸に落とし込む

　

そこで、TODOページには工程を細かく分けて記載するスモールステップ方式を取り入れています。

下段のウィークリーページは、毎日の稼働可能な時間帯にラインを引いて、TODOリストに書いた各工程を落とし込むような感覚で時間配分を考えながら作業します。ウィークリーページでの時間管理は、取材や急な外出などを除いて、仕事を終える時間をできる限り固定したことで、家事にパッと切り替えられるようになりました。

この手帳のおかげで仕事を終える時間を意識するようになり、限りある時間を有効に使うことができています。また、自らの手で毎日の作業量と処理できるペースを書くことで、「今できる仕事量」を把握できるようになりました。加えて、どの工程でスピードアップを図れるかなどの課題が見えてくる効果もありました。

「頑張ったら、一旦休む」。

リフレッシュやリラックスタイムを確保するために、メリハリのある時間を作り出すことで、意欲的に、かつ集中して仕事に取り組むことができる。

私にとって手帳による時間管理は、そのバランスをとるためにも大切な仕事道具なのです。

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